Organiser un week-end d’intégration est le moyen idéal pour fédérer une communauté entre les nouveaux étudiants dès le début de l’année et également donner une bonne image à votre BDE. Pour que votre WEI se déroule le mieux possible, il faut s’y prendre longtemps à l’avance et prévoir en amont toute son organisation.

Tout d’abord, il faut constituer une équipe soudée qui sera en charge de prendre les décisions, d’accompagner les étudiants et d’animer le week-end sur place. Le plus souvent, ce seront les membres du BDE qui se chargeront de ces missions. De plus,n’oubliez pas de définir une enveloppe budgétaire qui sera utile dans le choix du lieu du WEI ainsi que des activités sur place.

Quand organiser son WEI?

Les Week-ends d’intégration, comme le nom l’indique, ont généralement lieu en début d’année scolaire, la période idéale étant de septembre à novembre. Il y a également la possibilité d’organiser des week-ends de désintégration, à la fin de l’année et réunissant toute la promotion. Un bon moyen de finir l’année en beauté et laisser un souvenir inoubliable à tous les participants.

Si jamais vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à proposer plusieurs dates ou créer un sondage pour savoir quelle date sera optimale pour avoir le plus grand nombre d’inscrits.

Où organiser son WEI?

Le choix du lieu de votre WEI est primordial pour que vous trouviez sur place tout ce qu’il vous faut pour organiser un événement inoubliable.

Beaucoup de critères sont à prendre en compte : la distance et le temps de transport par rapport à votre école, le budget que vous pouvez allouer pour l’événement, le cadre dans lequel vous souhaitez effectuer votre WEI, etc…

Pensez également à prévoir les infrastructures dont vous aurez besoin sur place (scène, piscine, salle de soirée…) pour voir quel lieu correspond au mieux à vos attentes.

GoldenVoyages propose plusieurs hébergements variés en France, qui vous permettra de trouver un lieu correspondant au mieux à vos critères.

Que faire pendant son WEI?

Les animations pendant le week-end seront ce que les étudiants auront le plus hâte de découvrir, il faut donc bien les prévoir pour être sûr que personne ne s’ennui tout au long du week-end.

Par exemple, vous pouvez prévoir une soirée à thème, des structures gonflables,un bubble foot, une soirée mousse, un paintball, ou d’autres animations plus originales. Si vous êtes à court d’idées, voici les activités incontournables d’un WEI.

Communication et Inscription

Pour rassembler le plus grand nombre d’étudiants et faire de votre WEI un succès, il est important de communiquer et de donner envie aux étudiants de s’inscrire.

Une fois la communication mise en place, vous pouvez à présent mettre en place le système d’inscriptions pour votre événement.

Pour ce faire n’oubliez pas les impératifs (pièce d’identité, numéro de sécurité social, allergies…) Et n’oubliez également pas de demander des plans de chambres pour que les participants puissent se retrouver dans le même logement que leurs camarades. Pensez également à récupérer et vérifier les chèques de réservation et les chèques de caution de chacun !